Briiffaaminen on aikaa vievää, mutta tärkeää – miksi siihen kannattaa panostaa tapahtumatuotannossa?

Kun puhutaan projektien, tapahtumien tai keikkojen onnistumisesta, yksi merkittävimmistä osatekijöistä on hyvin tehty briiffaus eli ohjeistus. Vaikka briiffin laatiminen saattaa tuntua aikaa vievältä ja joskus jopa turhan tarkalta prosessilta, hyödyt ovat kaiken vaivan arvoiset. Kun briiffi on laadittu hyvin, työntekijät niin toimistolla kuin kentällä voivat olla varmoja siitä, että kaikki menee kuten pitää.

Millaisista osista hyvä ja kattava briiffi sitten rakentuu?

1. Oikeassa paikassa, oikeaan aikaan

Tapahtumapäivä alkaa ikävästi, jos tapahtumapaikan ovet eivät olekaan auki, autolle ei saa parkkipaikkaa ja työntekijät ovat epävarmoja oikeasta saapumisajasta. Kun tiimille on selkeästi kerrottu etukäteen, missä heidän täytyy olla, mihin aikaan heidän tulee saapua ja miten paikan päälle pääsee, koko tapahtuman alku sujuu jouhevasti ja vältytään turhalta stressiltä. Tämä ehkäisee myöhästymiset ja sekaannukset, jotka voivat pahimmillaan viivästyttää koko tapahtuman alkua. Briifistä on tärkeää löytyä tarkat aikataulut ja mahdollinen tapaamispaikka. Kuten myös se miten esteet, kuten lukitut ovet ylitetään.

2. Kenen kanssa työskennellään – Luottamus onnistuneen yhteistyön keskiössä

Briifin avulla tiimin jäsenet saavat selkeän käsityksen siitä, ketkä ovat mukana toteutuksessa. On tärkeää tietää, kenen puoleen voi kääntyä eri tilanteissa ja kenellä on vastuu mistäkin tapahtuman osa-alueesta. Tämä rakentaa keskinäistä luottamusta, madaltaa kynnystä kysyä, tuo varmuutta tapahtuman kokonaiskuvasta sekä parantaa yhteistyötä. Kun kaikki on ennalta selvillä, vältytään turhalta säätämiseltä ja työskentely sujuu tehokkaammin.

3. Selkeä työnjako näkyy lopputuloksen laadussa

Yksi tärkeimmistä briiffauksen tavoitteista on varmistaa, että jokaiselle on täysin selvää, mitä heidän tehtäviinsä kuuluu ja mitä heiltä odotetaan. Kun roolit, tehtävät ja tavoitteet on määritelty selkeästi, vältetään epäselvyydet ja päällekkäisyydet. Tässä suurena apuna on myös edellä mainittu vastuunjako ja yhteistyö. Jos jollain vastuualueella on puutteita, tiedetään kenen puoleen kääntyä ja kuka asiasta on vastuussa. Näin tiimi voi keskittyä työhönsä itsevarmuudella ja tehokkuudella, mikä näkyy tapahtuman sujuvuudessa ja lopputuloksen laadussa.

Näistä kolmesta kohdasta rakentuu hyvä ja kattava briiffi, jonka avulla onnistunut tapahtuma saa hyvät lähtökohdat. Mutta miten briiffaukseen panostetaan meillä Kids Factorylla?

Kaikki keikat ovat meille yhtä tärkeitä

Meillä panostetaan jokaisen keikan briiffaukseen – oli kyseessä sitten viikoittainen lapsiparkki, tai suuri messutapahtuma. Jokaisen keikan onnistuminen on meille yhtä tärkeää ja toteutamme jokaisen tapahtumamme laadusta tinkimättä!

Briiffaukseen panostaminen maksaa itsensä takaisin

Vaikka briiffauksen suunnitteluun ja toteutukseen menee aikaa, se säästää sitä moninkertaisesti itse toteutuksen aikana. Kun kaikki sujuu saumattomasti, koko tiimi voi keskittyä siihen, mikä on tärkeintä – itse työn tekemiseen ja onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseen. Hyvin briiffattu tiimi on motivoituneempi ja itsevarmempi, sillä selkeät suuntaviivat antavat jokaiselle työrauhan ja mahdollisuuden loistaa omassa roolissaan, mikä puolestaan lisää työssä viihtymistä ja näkyy ulospäin asiakkaille tapahtumassa!

Hyvä briiffaus on investointi onnistuneeseen toteutukseen. Hyvä suunnittelu ei ole vain puoliksi tehty työ – se on tie täyteen onnistumiseen.