Tietosuojaseloste / Kids Factory Oy
Kids Factory Oy (jäljempänä Yhtiö) kerää toiminnassaan henkilötietoja sekä asiakkailtaan että henkilöstöltään. Tämä julkinen tietosuojaseloste keskittyy asiakastietoon ja sen käsittelyyn. Henkilöstön henkilötietoa ja sen käsittelyä koskeva kuvaus on yrityksen sisäinen dokumentti ”Tietosuoja Kids Factory Oy:ssä”.
Henkilörekisterin nimi
Yhtiön asiakas- ja palvelukäyttäjärekisteri
Kuvaus rekisteristä
Rekisteri sisältää tietoa Yhtiön yritysasiakkaista sekä Yhtiön ylläpitämien palveluiden käyttäjistä (lapset ja heidän vanhempansa)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhtiö kerää yritysasiakkaista asiakastietoa seuraavia käyttötarkoituksia varten:
- Yhtiön päivittäisestä liiketoiminnasta huolehtiminen
- Asiakkuudesta ja asiakaspalvelusta huolehtiminen
- Yhtiön toiminnasta ja palveluista viestiminen
- Myynti ja markkinointi yritysasiakkaille
- Palveluiden kohdentaminen
Yhtiön ylläpitämien palveluiden käyttäjistä kerätään tietoja seuraavia käyttötarkoituksia varten:
- Lapsiasiakkaiden hoitaminen (lastenhoito, leikittäminen)
- Lasten vanhempien kontaktoiminen
Rekisterin sisältö
Yritysasiakkaista kerättävät tiedot:
- Yrityksen nimi ja yrityksen yhteystiedot
- Yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Laskutustiedot
- Asiakkuushistoria: tarjoukset, tilaukset, sopimukset
Tiedot muodostetaan asiakkuuden syntymisen kuluessa myyntiprosessin aikana. Osa tiedoista syntyy asiakkuuden jatkuessa.
Palveluiden käyttäjistä kerättävät henkilötiedot:
- Palveluita käyttävän aikuisen nimi ja puhelinnumero
- Palveluita käyttävän lapsen nimi ja ikä
Tiedot kerätään Yhtiön operoimissa palvelupisteessä palveluiden käyttäjiltä.
Tietojen käsittelyn peruste: oikeutettu etu (tiedot välttämättömiä palvelun tuottamiseksi)
Digitaaliset palvelut
Yhtiön digitaalisissa palveluissa ei kerätä tietoa asiakas- ja palvelukäyttäjärekisteriin. Yhtiön digitaalisissa palveluissa käytetään evästeitä palvelun käytön seuraamiseksi ja palvelun kehittämiseksi. Digitaalisten palveluiden käyttäjät voivat estää evästeiden käytön halutessaan selaimen asetuksista.
Tietojen säilyttäminen
Yritysasiakkaiden osalta tietoja säilytetään Yhtiön ohjeistuksen mukaan tietoturvallisessa ympäristössä tietosuojasta huolehtien.
Palveluiden käyttäjien henkilötietoja säilytetään paperilomakkeilla palvelun aukiolon aikana palvelutilassa ja palvelun sulkeutumisen jälkeen erillisessä lukollisessa jälkiarkistointitilassa kuluvan kuukauden + 30 vuorokauden ajan mahdollisia selvityspyyntöjä varten (ks tietojen luovuttaminen). Pääsy jälkiarkistointitilaan on rajattu pienelle joukolle Yhtiön työntekijöitä.
Arkistoidut paperilomakkeet tuhotaan seuraavan kuukauden lopussa silppuamalla. Silppuamisessa noudatetaan DIN 32757 luokituksen mukaista turvaluokan 2 suikaleleveyttä (5mm).
Tietojen luovuttaminen
Yhtiö ei luovuta yritysasiakkaiden henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman erityistä sopimukseen tai lainsäädäntöön liittyvää syytä.
Yhtiö ei luovuta palveluiden käyttäjiä koskevaa henkilötietoa kolmansille osapuolille ilman erityistä syytä. Näitä syitä voivat olla omaisuuden tai henkilön katoamiseen ja tapaturmiin liittyvät syyt sekä erilaisten viranomaispyynnöt.
Oikeus tietosuojapyyntöihin
Yhtiön asiakkailla on EU-tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tietosuojaa koskevien pyyntöjen tekemiseen. Tietosuojapyynnöt tulee osoittaa Yhtiön toimitusjohtajalle sähköpostitse tai puhelimitse. Tietosuojapyynnön käsittelyn yhteydessä asiakkaan tulee todistaa henkilöllisyytensä yksiselitteisesti. Yhtiö vastaa tietosuojapyyntöihin 30 vuorokauden kuluessa.
Henkilöstöä koskevan tiedon osalta tietosuojapyynnöt käsitellään Yhtiön sisäisen ohjeistuksen mukaisesti. Lisätietoja on tarvittaessa saatavissa toimitusjohtajalta.
Voimassa 24. toukokuuta 2018 alkaen.
